合同谈判实务精要（四）合同谈判中的文书

法律工作者参与谈判，必须注意将谈判的成果及时整理成文字，让各方签字后作为正式的法律文件，为今后合同的解释、履行、争议解决奠定基础，也是规避合同谈判风险的主要途径。合同谈判过程中主要涉及的法律文书有会议记录、会议纪要、备忘录等形式。

(一)会议记录

会议记录是记明合同会谈双方或多方的会谈过程的书面材料。对于重要的合同谈判过程，在举行会议时，会谈的召集人和主持人应当首先征求当事人各方的意见，是否进行录音、录像和文字记录。如果各方同意安排人员记录会议的举行情况，就应该制作书面的会议记录，并由参与会议的各方当事人签字，从而形成具有法律效力的书面文件。

会议记录的内容包括会议举行的时间、地点、召集人、主持人、出席人、会谈的主要内容等进行记录。会议记录需要忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性。

(二)会议纪要

在合同项目的谈判过程中，会议纪要是经常使用的格式文本之一，通过会议纪要，及时将会谈的成果固定下来，为下次会谈或最后合同文本的起草确定基本内容。

(三)备忘录

备忘录也是书面合同的形式之一，它是指在双方或多方当事人在磋商谈判过程中，就某些事项达成一定程度的理解、谅解及一致意见，并将这种理解、谅解、一致意见以备忘录的形式记录下来，作为今后进一步磋商，达成最终协议的参考，并作为今后双方交易与合作的依据。

由于许多合同的谈判过程较长，为了固定谈判成果，可以就某一次谈判制作谈判内容备忘录。在这种备忘录中，分为已经达成共识的内容，需要进一步讨论的内容，并初步确定下一次谈判的时间和地点。

有时，作为合同双方，经过谈判已经就主要合同内容达成一致，但具体合同条款还需要在会议后由各方具体部门和法务人员拟定，或者在签署单个合同时确定具体的权利义务，此时签署的备忘录又称为合作意向书或者框架协议。

最终签署的备忘录在确认双方合作意向的基础上，确认合作各方的合作原则，并将合作各方的主要条款和合作框架勾勒出来。最终备忘录结构和普通协议的结构相似，分为签约各方、签约背景、主要条款、签署四个部分，如果合作项目并不大，或者合同内容简单，也可以简化内容，然后由当事人签字盖章即可。